Organiza un evento en Facebook

Mucha gente se pregunta si con todo este furor que han provocado las redes sociales nos estamos haciendo realmente más sociales, porque siendo realistas, lo único que hacemos es estar enfrente de una computadora. De cualquier forma, Facebook, la red social más grande de internet, hospeda 3 millones de eventos cada mes. Estos eventos son offline y van desde pequeñas reuniones con amigos y convivencias empresariales, hasta enormes protestas políticas.
En el pasado, organizar un evento por muy pequeño que este fuera, significaba tener que hacer llamadas telefónicas o mandar mails individualmente, hacer confirmaciones o incluso tener que hacer flyers. Facebook en cambio, te permite crear rápidamente una lista de tu evento, invitar gente y que la información se distribuya viralmente a todos tus contactos (si escoges que así sea). Esta guía te enseñará como organizar un evento exitoso por medio de Facebook.

Crea un evento

Los eventos en Facebook se manejan con una aplicación que se instala por default y que puede ser removida (o sea que todo mundo la tiene). Búscala en la barra de aplicaciones de tu perfil o directamente en el buscador de Facebook, con la palabra “Eventos”.

En la página de eventos, puedes ver próximos eventos a los que estás invitado o en los que tu eres anfitrión, eventos a los que asistirán tus amigos, eventos pasados y una lista con los cumpleaños de tus amigos. Pero para empezar un evento, dale clic al botón de “Crear un evento”.

Te pedirán que pongas el nombre del evento y dónde será, la hora de inicio y de finalización y la dirección ( ten cuidado en ponerla si el evento es abierto). La parte más importante del primer paso es que establezcas las opciones de privacidad del evento. Tienes tres opciones:

Abierto. los eventos abiertos pueden ser vistos por cualquiera, y cualquiera puede confirmar su asistencia o invitar a más personas al evento.

Cerrado. Todos tus contactos pueden ver que hay un evento, pero los detalles solo pueden ser leídos por aquellos que fueron invitados, además de poder confirmar su asistencia.

Secreto. los eventos secretos solo pueden ser vistos por los invitados, de esta manera no aparecerá en los feeds de otras personas quién asistirá. Esta puede ser una buena idea si estás planeando una fiesta sorpresa.

Después de terminar con los puntos logísticos principales, te pedirán que agregues detalles. Esto incluye una fotografía, categoría, descripción, además de reglas importantes que establezcan lo que tus invitados pueden hacer en tu página del evento.

Activa el muro del evento. Es buena idea permitir que tus invitados escriban en el muro de la página del evento, porque así les permites postear razones por las que pueden o no ir a la fiesta, o tal vez aprovecharlo para preguntarte dudas.

Permite fotos, videos y links. Interactúa con tus invitados, dales la libertad de subir material a la página. Esto es perfecto para cierto tipo de eventos, por ejemplo si se trata de un rally político, subir artículos interesantes, le gustará a quienes asistan y quienes todavía están indecisos, los motivarás para que se animen.

Deja que tus invitados lleven más amigos. Depende que tan grande sea tu evento y si se presta para eso.

Muestra la lista de invitados. Puedes dejar que todos la vean, o restringirla para los invitados que hayan confirmado su asistencia.
Puedes saltarte esta paso y dejarlo así, o el último paso, que consiste en invitar amigos. Puedes invitar a un número ilimitado de gente, pero solo puedes invitar a 100 personas al mismo tiempo.Cuando invites amigos, puedes incluir una nota personal, es una buena idea.
Sin la nota personal, tus amigos recibirán una invitación por mail (asumiendo que tienen la aplicación para mandar mails para invitaciones a nuevos eventos) que simplemente dicen “[Tu nombre] te ha invitado a “[Nombre del evento]” el [Fecha] a las [Hora]”. Estos mails no llaman mucho la atención. Incluir una nota, te permite agregar información extra acerca de tu evento y por qué deben asistir.

Puedes cambiar cualquiera de los detalles de tu evento, sabiendo que después puedes invitar más gente. De todas maneras, si alguien ya rechazo la invitación, no podrás volver a invitar a esa persona.

Dirige y promueve tu evento

Una vez que creaste el evento y tus amigos están enterados, tienes dos opciones: dejar que fluya y esperar que la gente se mueva, o meterte de lleno en la promoción y manejo del mismo. No importa el tamaño de tu evento, siempre es mejor que lo hagas.
Si tu evento es abierto y permite que los invitado lleven más personas, debes insistir en esa tarea de manera que se extienda rápidamente. Manda mensajes a quienes ya te confirmaron recordándoles que puede invitar más amigos y pidiéndoles que te ayuden a que se corra la voz. También puedes mandar mensajes a quienes aún no te confirman o quienes no saben si podrán asistir, con el mismo objetivo. Para eventos abiertos, los invitados pueden darle clic a el botón de “Share”, para compartir links que los lleven a la página del evento en su muro, o bien hacerlo a través de mensajes.

También puedes utilizar los mensajes para mandar información sobre el evento, como cambio de planes, reglas o información acerca del invitado de honor. Pero tampoco te pases, nadie quiere ir a un evento que le llena de spam su bandeja de entrada. Recuerda moitorear tu página regularmente para estar al tanto de los posts y la respuesta que estas teniendo.
En eventos abiertos tienes la opción de comprar ads de Facebook para anunciarlo. Dale clic al link “Promueve un evento con un Ad” , que se encuentra debajo de la foto del evento en la página del mismo, entrarás al área de anuncios de Facebook.

Si estas organizando un evento que requiere confirmación, Facebook te permite imprimir la lista de invitados ( el link también se encuentra debajo de la foto del evento). Puedes incluir en la lista la foto de perfil de tus invitados, de esta manera será más fácil para ti llevar el control total.

También puedes cancelar el evento, Facebook te permite adjuntar una nota para todos tus invitados con las razones por las que no se llevará a cabo.

Venta de boletos

La aplicación de Facebook para eventos tiene dos grandes desventajas. La primera, que no soporta eventos recurrentes, por lo que no te servirá si organizas eventos cada semana. De todas maneras, si no te importa escribir continuamente los detalles del evento, puedes hacerte la vida más fácil creando una lista especial de amigos que regularmente asisten a tus eventos. De esta manera, cuando llegues a la parte de “invitar amigos” de la creación de eventos, puedes filtrarla y después seleccionar a todos para invitarlos al mismo tiempo.
El segundo inconveniente, es que no permite la venta de boletos. Pero esto se resuelve fácilmente con Eventbrite.

Eventbrite es una de las maneras más populares de promover y vender boletos para eventos en línea, y ofrece una manera inteligente de conectar tus eventos a Facebook, tenlo agregado automáticamente a la aplicación para Eventos de Facebook, e invita a tus amigos. Como a través de Facebook no puedes vender boletos, Eventbrite incluirá un link a tu página de boleteo en la parte de descripción del evento, y otro link para “Comprar boletos” en el news feed de tu página de evento en Facebook.
Otras opciones similares son EventPal y Ticketing , aplicaciones de Facebook. Ambas permite establecer venta de boletos para tu evento y después crean páginas especiales para comprarlos que puedes enviar a tus invitados.